O Setor de Arquivo da Universidade Federal de Uberlândia (Searq/UFU) realizou pela primeira vez o descarte de documentos em papel por meio de processo viabilizado pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

O SEI é uma plataforma que permite a operacionalização de processos dentro da universidade. O sistema foi importante para essa ação no quesito agilidade. Por se tratar de um processo extremamente burocrático, com necessidade de autorização de diversos setores, esse procedimento levaria mais que seis meses para ser realizado de forma analógica.

Com o auxílio do sistema, o processo teve seu tempo reduzido para dois meses, uma vez que a demanda foi encaminhada às diversas áreas de forma mais rápida. A simplificação da operação é essencial para a economia de recursos do orçamento universitário, pois durante toda a execução foi necessário apenas um documento em papel. Essa é a primeira vez que o SEI é utilizado com essa finalidade desde sua instalação em agosto de 2017.

Cerca de 10 mil caixas foram descartadas. Nelas estão documentos datados de 1962 a 2015 que já esgotaram seus prazos de validação. Todos passaram previamente por um processo de classificação e avaliação antes de serem encaminhados ao descarte.

Para a eliminação, o setor contou com o serviço de uma das cooperativas de reciclagem habilitadas pela Divisão de Sustentabilidade da universidade (Dirsu/UFU). Mas esse processo começa dentro do próprio Setor de Arquivo, com a separação de documentos, caixas, envelopes e outros, facilitando a reciclagem e o melhor aproveitamento dos materiais, para então ser encaminhado. O Arquivista do SEARQ, Alex Fernandes, estima que serão destinados à reciclagem de 15 a 20 mil quilos de papel.