Que atividade é?

Tem como fim orientar os diversos departamentos desta universidade, alem das instituições a ela vinculadas, na destinação de documentos não digitais acumulados em seus ambientes de trabalho. 

Quem faz?

Qualquer unidade que tenha documentos não digitais produzidos e/ou recebidos em decorrência de atividade especifica desta universidade. 

Como se faz? Possui fluxo já mapeado?

A unidade interessada deverá abrir o tipo de processo especificado nas orientações seguintes e produzir os documentos necessários à destinação. 

Posteriormente, deverá encaminhar o processo para o SEARQ, que avaliará e continuará o processo de orientação sobre a destinação dos documentos, recebendo-os se necessário.

Obs. NÃO SERÃO RECEBIDOS NO SEARQ DOCUMENTOS QUE NÃO TENHAM PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA E/OU ELIMINAÇÃO ANALISADO E VALIDADO POR ESTE SETOR DE ARQUIVO.   

Que informações/condições são necessárias?

Para destinação do material acumulado é necessário classificar os documentos a serem eliminados, ou transferidos ao SEARQ. 

A classificação é feita através das seguintes normas: 

- Codigo de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-meio da Administração Publica, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) 

- Resolução 14, de 24 de outubro de 2001 (CONARQ)

- Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pelo Arquivo Nacional

- Resolução 92, de 23 de setembro de 2009 (AN/MJ)

As tabelas de temporalidade presentes nestas normas especificam os assuntos dos documentos produzidos na Administração Publica Federal e, especificamente, nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Através destas tabelas é possível identificar em que fase arquivística o documento está, fase corrente ou intermediária. Caso esteja em fase intermediária é necessário transferir este documento para guarda no deposito de documentos do SEARQ. Caso o documento esteja com prazo prescricional ou precaucional vencido, não estando assim nem em fase correte nem em fase intermediaria, e com destinação final "Eliminação", a unidade deverá elaborar o processo de eliminação de documentos e encaminhar ao SEARQ. Caso o documento tenha como destinação final a guarda permanente é necessário elaborar o processo de transferência de documentos e também encaminhar ao SEARQ. 

Estas orientações também estão explicitadas no documento denominado "Roteiro para arquivamento e eliminação de documentos não digitais", anexo à esta Base de Conhecimento, .   

Quais documentos são necessários?

Para a transferência de documentos para arquivamento no SEARQ é necessário: 

- Abrir o seguinte tipo de processo SEI UFU: "Documentação e Informação: Destinação de Documentos: Transferência. Recolhimento"

- Preencher os seguintes tipos documentais (disponíveis na arvore de documentos internos SEI UFU)

  "Termo de Transferência de Documentos" e "Relação de Remessa de Documentos Para Arquivamento"

- Encaminhar o processo, com os documentos preenchidos e assinados, para que o SEARQ avalie e aprove a transferência.  

 

Para a eliminação de documentos é necessário: 

 - Abrir o seguinte tipo de processo SEI UFU : "Documentação e Informação: Eliminação: Termos. Listagens. Editais de Ciência de Eliminação" 

- Preencher o seguinte tipo documental (disponível na arvore de documentos internos SEI UFU)

  "Listagem de Eliminação de Documentos"

- Encaminhar o processo, com a listagem preenchida e assinada, para que o SEARQ e a Comissão Permanente de Avaliação Documental avalie e aprove a eliminação.

 

Para quaisquer das opções supracitadas é necessário classificar os documentos de arquivo de acordo com os seguintes instrumentos de gestão de documentos da instituição, tornados de uso obrigatório pela Portaria R 1.325, de 30 de outubro de 2019.

 - Resolução 14, de 24 de outubro de 2001 (CONARQ)

- Resolução 92, de 23 de setembro de 2009 (AN/MJ)

 

Obs. Recomenda-se que, preferencialmente, os documentos sejam ordenados e acondicionados nas caixas arquivo por código.

Ex: documentos relativos ao código 024.3 "licenças", com data limite de 2001 a 2003, deverão estar na(s) mesma(s) caixa(s) arquivo(s).     

Qual é a Base Legal?

Lei 8.159, de 08 de Janeiro de 1991 -  Lei dos arquivos

Decreto 4.073, de 03 de Janeiro de 2002 - Regulamenta a lei dos arquivo

Resolução 40, de 09 de dezembro de 2014 (CONARQ) - Regula procedimentos relativos a eliminação de documentos

Instruções para preenchimento de listagens de eliminação de documentos  - Instruções

Anexos:
 

ROTEIRO PARA DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS, RECEBIDOS E ACUMULADOS NO ÂMBITO DAS UNIDADES DE TRABALHO UFU

 

      A fim de orientar as unidades de trabalho quanto aos procedimentos legais e necessários a serem seguidos para transferência ou eliminação de documentos de arquivo produzidos ou recebidos, em caráter oficial, por esta instituição, por seus membros, comissões e demais unidades orgânicas, no desempenho de suas funções, independentemente de sua apresentação ou suporte físico, oferece-se este roteiro de procedimentos para auxílio das atividades a serem realizadas e como instrumento colaborativo da gestão da documentação desta universidade.

      Os instrumentos de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-meio da Administração Publica, aprovação pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) em 2001, e revisado em 2012, e o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado e tornado de uso obrigatório através da Portaria 92 do AN/MJ, de 23 de setembro de 2011, são produtos do processo de avaliação de documentos, possibilitando assim a preservação dos documentos de valor histórico e a eliminação dos destituídos de valor. Assim, para a eliminação de documentos de arquivo é necessário elaborar listagens de eliminação de acordo com a Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos, que deverá ser aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da universidade e pelo Reitor. Posteriormente, deve ser encaminhada para autorização do Diretor-geral do Arquivo Nacional e ser publicado um Edital de Ciência de Eliminação, no Diário Oficial da União. A Divisão de Documentação, através do Setor de Arquivo (SEARQ), é responsável pela orientação das unidades institucionais e também vinculadas a universidade na organização dos arquivos e na elaboração de "Termos de transferência de documentos", Relação de remessa de documentos para arquivamento", e "Listagens de eliminação de documentos", bem como pela constituição do arquivo permanente da universidade, contendo os documentos que tenham cunho histórico e assim formem a memória desta instituição.

1) Transferência de documentos

- A documentação é encaminhada para o depósito de documentos do Setor de Arquivo (SEARQ).

- Através dos seguintes tipos documentais: "Termo de Transferência de Documentos" e "Relação de Remessa de Documentos Para Arquivamento" Utilizar o seguinte tipo de processo SEI UFU: "Documentação e Informação: Transferência. Recolhimento"

2) Eliminação de documentos

- Deliberação e aprovação da eliminação através da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD).

- Elaboração do seguinte tipo de documento: "Listagem de Eliminação de Documentos" Utilizar o seguinte tipo de processo SEI UFU : "Documentação e Informação: Termos. Listagens. Editais de Ciência de Eliminação" Para quaisquer das opções supracitadas é necessário classificar os documentos de arquivo de acordo com os seguintes instrumentos de gestão de documentos da instituição, tornados de uso obrigatório pela Portaria R N° 664, de 21 de março de 2017.

- Para os documentos relativos à Atividade-meio - Código de Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos à Atividades-meio da Administração Publica. (Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ) (Resolução nº 35, de 11 de dezembro de 2012. Revisão. Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ)

- Para os documentos relativos à Atividade-fim - Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-fim das IFES.

- Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES. (Portaria 92 AN/MJ, de 23 de setembro de 2011).

 

Transferência de Documentos Para Arquivamento

Instruções para preenchimento:

CABEÇALHO:

1) Nome da unidade ou do órgão abaixo do nome da UFU;

2) Sigla do Unidade ou do órgão no canto superior direito;

3) Número da listagem - seqüência por ano (ex: 01/2016).

CÓDIGO:

4) Utilizar o código referente ao assunto de acordo com os instrumento de classificação, avaliação e destinação de documentos adotados pelas instituição. A saber, são os seguintes: Código de Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos à Atividademeio da Administração Publica e Código de Classificação e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES.

DESCRITOR DO CÓDIGO:

5) Descrição dos documentos: utilizar o assunto referente ao instrumento de classificação, avaliação e destinação de documentos adotados pelas instituição. A saber, são os seguintes: Código de Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos à Atividade-meio da Administração Publica e Código de Classificação e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES.

DATAS-LIMITES:

6) Indicar a data mais antiga e data mais recente dos documentos do mesmo assunto. Colocar as datas separadas por hífen quando for intervalo inicial e final seqüencial, e quando não se tratar de anos seqüenciais colocar datas separadas por vírgula. OBS. Visando facilitar o processo de desarquivamento é necessário também indicar o mês correspondente a emissão dos documentos, dessa forma, a data limite deverá ser formada pelo mês e ano do documento mais antigo e mês e ano do documento mais recente.

CAIXA:

7) Refere-se à seqüência numérica (em ordem crescente) das caixas de arquivo. Visando facilitar o processo de desarquivamento é necessário que seja obedecida a ordem crescente do numero das caixas. As mesmas devem obedecer estritamente às medidas de: 36,5 x 25 x 13,5cm (descrição no SG: “Caixas para Arquivo Morto 36,5 x 25 x 13,5, código: 10110100344). Caso a unidade não tenha acesso ao sistema SG, poderá solicitar esta liberação de acesso atendendo a base de conhecimento “Solicitação habilitação módulos SG/SEI” do sistema SEI.

OBSERVAÇÕES / JUSTIFICATIVAS:

8) Descrição necessária de acordo com o código e o descritor do código dos documentos, bem como demais justificativas úteis.

DATA LIMITE DA LISTAGEM:

9) Indicar o período dos documentos, ou seja, a data mais antiga e a data mais recente dos documentos relacionados na listagem.

TOTAL:

10) Indicar o total de caixas que será transferido a SEARQ

Acondicionamento: Os documentos encaminhados devem ser acondicionados em caixas de papelão, conforme especificação descrita no item "7", de forma que permita a conferência dos mesmos. O visor deve estar com os campos preenchidos e colado no lado superior da caixa.

 

Relação de Remessa de Documentos Para Arquivamento:

Instruções para preenchimento:

CABEÇALHO:

1) Nome da unidade ou do órgão abaixo do nome da UFU;

2) Sigla do Unidade ou do órgão no canto superior direito;

3) Número da listagem - seqüência por ano (ex: 01/2016).

SÉRIE DOCUMENTAL:

4) Descrição dos documentos: utilizar o assunto referente ao instrumento de classificação, avaliação e destinação de documentos adotados pelas instituição. A saber, são os seguintes: Código de Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos à Atividade-meio da Administração Publica e Código de Classificação e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES. Ex: Protocolos, Bolsa Auxílio.

NUMERO DA ORDEM:

5) Refere-se à seqüência numérica (ordem crescente) dada ao documento pelo remetente.

CAIXA:

6) Refere-se à seqüência numérica (em ordem crescente) das caixas de arquivo. Visando facilitar o processo de desarquivamento. É necessário que seja obedecida a ordem crescente do número das caixas.

ANO / PERIODO:

7) Refere-se ao ano e mês(s) correspondente à produção do documento.

OBSERVAÇÕES:

8) Refere-se as informações relativas a individualização dos documentos encaminhados. Caso seja necessário, é possível identificar os processos / documentos de forma individual neste campo. Ex: Pastas dos Alunos Beltrano da Silva à Fulano da Silva.

Exemplo de visor da caixa:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Instruções para preenchimento do “Visor da Caixa”:

(1) Ano dos documentos: Refere-se ao ano dos documentos presentes na caixa.

(2) Órgão remetente: Refere-se ao órgão, área, setor, divisão, que está enviando o (s) documento (s).

(3) Caixa nº: Refere-se à seqüência numérica (em ordem crescente) das caixas de arquivo. Visando facilitar o processo de desarquivamento é necessário que seja obedecida a ordem crescente do número das caixas.

(4) Conteúdo: Descrição do documento (s) colocado (s) na caixa, com acréscimo do código de classificação.

(5) Controle do SEARQ: De preenchimento exclusivo do Setor de Arquivo O visor deve ser preenchido e colado no menor lado da caixa.

Tabelas de Temporalidade